上村司法書士合同事務所様の事例
毎月100件を超える相続や不動産登記など様々な種類の案件を、職員10名で対応されています。案件ごとに主担当は決まっていますが、実際には突発的な案件やトラブルなどが起こるので、職員がお互いにカバーしあいながら業務を進められています。
Q: どんなお困りごとがあったかをお聞かせください
Googleスプレッドシートで進捗管理表を作って進捗を管理していました。しかし単なる表なので、古いデ ータが残ってしまったり、期日前に注意喚起することが難しかったりしました。そのため、大切な情報を見落としてしまいトラブルになりそうなことがありました。また稀にデータが壊れてしまったり、シートごとアクセスできなくなることがありました。
他にも「権」というこの業界でよく利用されている申請書類作成ツールを使っているのですが、「権」に入力した情報をもう一度スプレッドシートに入力しなければならず、二度手間でしたし、転記時にミスが起こることもありました。
Q: 元々どのように課題を解決されようとしていましたか？
Kintoneという自分でツールを作成できる仕組みを使ってみようかと考えていました。しかし職員にそのような開発ができる者がおらず、本当に自分たちが望むアプリを作れるかどうかも分からず二の足を踏んでいました。開発会社の方にご紹介いただいたKintoneアプリの導入も考えたのですが、こちらの細かい希望には合致していなかったため、半ば諦めていました。
Q: クラウドテーラーで課題解決方法は変わりましたか？
Googleスプレッドシートをお見せして、ざっくり業務の進め方を説明したところ、すぐにアプリケ ーション案の提案をいただきました。そこから2度ほど打ち合わせをしましたが、その度に業務の内容に基づいた改善案を提示してもらえました。必要最小限の機能に抑えら、しかもこれまでのやり方とほとんど変わらない形のシンプルで使いやすいアプリになることが想像できたため、契約を決めました。
だいたい週に一度程度の進捗報告があり、具体的に出来上がった画面を見ながら細かい要望を伝えました。動く画面を見ながらなので、希望することが具体的に思い浮かびました。大きな要件変更でない限り、ほとんど全ての要望を受け入れてもらえました。
途中からはテスト版をリリースしていただき、一部機能が利用できるようになりました。そこでより一層細かく具体的な要望がでてきたので、それらの要望も余すことなく伝えることができました。これも全部対応していただけました。もちろん、どうしても不可能なことは「不可能なのでその代わりにこのような 機能ではどうか」などの代案も提示してもらえました。
Q: こだわりの機能はありますか？
まず、これまでのGoogleスプレッドシートの雰囲気とあまり変わらないところです。そのため職員のハードルも下がり導入がスムーズに進みました。
また、「権」で作った申請情報のエクセルファイルから案件登録する機能です。二度手間がなくなり入力間違いもなくなりました。
次に、略称変換機能です。当事務所独自ルールの略称がたくさんあります。例えば住所や建物名、取引先企業名などです。これまで、Googleスプレッドシートに登録する時に、事務員が個別に略称化して登録していましたが、正式名称との対応付は完全に人任せになっていました。しかもこの略称が面倒なルールがあったりして、スプレッドシートのマクロではどうにも対応できないものでした。作っていただいた進捗管理アプリでは、正式名称で入力した情報が、閲覧するときには略称に変換されて表示されるようになっています。かゆいところに手が届くとは、まさにこのことだと思います。
他にも、ある項目に入力された情報に応じて別の項目の情報を変更する機能や、期日近くなった案件や案件のフェーズごとに色付けしたり、一覧画面に表示する項目の柔軟な変更や検索機能など、一つ一つは細かいことなのですが、スプレッドシ ートではできなかった、そして実現したいと思っていたこと以上のものが手に入りました。
Q: クラウドテーラーを導入して良かった点はありますか？
私たちに必要な機能が全て実現されてストレスがなくなり、本業に集中できるようになりました。しかも、サクサク動いていて快適です。
悩みを伝えるとどんどん具体的に提案してもらえるので、とにかく相談してみるのがいいと思います。
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