税理士法人シンクバンク様の事例
シンクバンク様は東京と福井に事務所を構えておられます。数百の顧問先様に対して、東京のスタッフ十数名と福井のスタッフ数名で税務・会計・経理などのサービスを提供されています。基本的には担当制で、スタッフそれぞれが特定の顧問先様を担当されていますが、実際には突発的な案件やトラブルなどが起こるので、職員がお互いにカバーしあいながら業務を進めておられます。
Q: どんなお困りごとがあったかをお聞かせください
当事務所全体の経営効率を把握したいと考えていました。税理士は、誰に、どのくらいの時間、どのような内容の実施したかを記録し、報告しなければなりません。同じような情報を税理士ではないスタッフでも記録していけば、当事務所の経営効率も把握できるだろうと考えました。
しかし、こまかく記録するのはとても面倒で、自分（代表の税理士様）はエクセル表を作って管理していました。自分一人であればこれでもよかったのですが、スタッフ全員にこれを強要すると、逆に業務効率が悪くなりますし、あまり正確ではない情報しか取得できない予感がありました。
Q: 元々どのように課題を解決されようとしていましたか？
特に有効な手立てが思いつかず、半ば諦めていました。
Q: クラウドテーラーで課題解決方法は変わりましたか？
実現したいことをお伝えしたところ、次のミーティングのときにラフな案を提案していただきました。シンプルな画面で、操作は簡単そうだったため、契約を決めました。
Web画面で、業務対象の顧問先様と業務内容を選択し、稼働開始ボタンを押し、その業務が完了したら業務完了を押すだけで、イメージはタイムカードでした。その情報はどんどん蓄積され、月毎のデータとして稼働情報を一覧することができます。さらに、各顧問先様の契約額やスタッフの人件費から粗利率を簡単にレポートしてくれます。
リリースしていただいた後、実はスタッフが稼働情報をあまり入力しなくなってしまうことがありました。その原因が、選択項目が多すぎたこと、また電話等で少し中断してまた戻ってくるといった業務が多く、何度も操作を繰り返すのが面倒だということがわかりました。スタッフへのヒアリングを一緒にしていただき、問題を洗い出して、すぐに改善してもらえました。元々は、正しく正確にデータを取ることを重視していましたが、現場の現実に合わせたリーズナブルな方法をご提案、実装していただけました。
Q: こだわりの機能はありますか？
税理士と一般スタッフで、登録する稼働情報を変えられるようにしていただきました。税理士はかなり細かい種別を登録し、一般スタッフは数種類の主要な業務区分だけから選べるようにしました。最初は全員が細かい種別を登録するようにしていたのですが、ヒアリングの結果、選択肢が細かすぎてうまく選べないということがわかり、このような対策をしていただきました。
また、些細なことですが、稼働登録する顧問先を選択するときに、名前を一部だけ入力するだけで候補を絞り込めるようにしていただきました。事務所で略称を使って呼んでいたり、アルファベットで入力したりと色々なパターンがあるのですが、うまく対応していただきました。
Q: クラウドテーラーを導入して良かった点はありますか？
今まで見えなかった情報が把握できるようになり、事務所の経営状況をより正確に把握できるようになりました。他にも実現したいことがあるのでお願いしようと思います。
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