クラウドテーラー

進捗管理の効率化

○○司法書士事務所様の事例

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事業

相続・遺言・不動産登記・会社設立の手続き

お困りごと

ゼタント

どのように業務を行なっているかをお聞かせください。

お客様

毎月100件を超える相続や不動産登記など様々な種類の案件をご依頼いただいてて、職員10名で対応しています。案件ごとに主担当は決まっていますが、実際には突発的な案件やトラブルなどが起こるので、職員がお互いにカバーしあいながら業務を進めています。

ゼタント

どのようなお困りごとがあったかをお聞かせください。

お客様

Googleスプレッドシートで進捗管理表を作って進捗を管理していました。しかし単なる表なので、古いデータが残ってしまったり、期日前に注意喚起することが難しかったりしました。そのため、大切な情報を見落としてしまいトラブルになりそうなことがありました。また稀にデータが壊れてしまったり、シートごとアクセスできなくなることがありました。

他にも「権」というこの業界でよく利用されている申請書類作成ツールを使っているのですが、「権」に入力した情報をもう一度スプレッドシートに入力しなければならず、二度手間でしたし、転記時にミスが起こることもありました。

クラウドテーラーとの出会いとお困りごと解決のストーリー

ゼタント

どのように課題を解決されようとしていましたか?

お客様

Kintoneという自分でツールを作成できる仕組みを使ってみようかと考えていました。しかし職員にそのような開発ができる者がおらず、本当に自分たちが望むアプリを作れるかどうかも分からず二の足を踏んでいました。開発会社の方にご紹介いただいたKintoneアプリの導入も考えたのですが、追加の月額費用の負担が大きくなりそうなのと、こちらの細かい希望には合致していなかったため、半ば諦めていました。

ゼタント

そんな時にクラウドテーラーに出会われたのですね。

お客様

はい。Googleスプレッドシートをお見せして、ざっくり業務の進め方を説明したところ、すぐにアプリケーション案の提案をいただきました。そこから2度ほど打ち合わせをしましたが、その度に業務の内容に基づいた改善案を提示してもらえました。開発途中に何度も確認の機会があり、改善要望をだせること、そして開発費ゼロで月額費用もKintoneを使う場合とほとんど同じ(他社製のKitoneアプリを使うのに比べると遥かに安い)ということで、契約を決めました。

ゼタント

開発が始まってからはどうでしたか?

お客様

だいたい週に一度程度の進捗報告があり、具体的に出来上がった画面を見ながら細かい要望を伝えました。動く画面を見ながらなので、希望することが具体的に思い浮かびました。大きな要件変更でない限り、ほとんど全ての要望を受け入れてもらえたのは単純にすごいことだと思います。

途中からはテスト版をリリースしていただき、一部機能が利用できるようになりました。そこでより一層細かく具体的な要望がでてきたので、それらの要望も余すことなく伝えることができました。これも全部対応していただけました。もちろん、どうしても不可能なことは「不可能なのでその代わりにこのような機能ではどうか」などの代案も提示してもらえました

ゼタント

こだわりの機能はありますか?

お客様

まず、「権」で作った申請情報のエクセルファイルから案件登録する機能です。二度手間がなくなり入力間違いもなくなりました

次に、略称変換機能です。当事務所独自ルールの略称がたくさんあります。例えば住所や建物名、取引先企業名などです。これまで、Googleスプレッドシートに登録する時に、事務員が個別に略称化して登録していましたが、正式名称との対応付は完全に人任せになっていました。しかもこの略称が面倒なルールがあったりして、スプレッドシートのマクロではどうにも対応できないものでした作っていただいた進捗管理アプリでは、正式名称で入力した情報が、閲覧するときには略称に変換されて表示されるようになっています。かゆいところに手が届くとは、まさにこのことだと思います。

他にも、ある項目に入力された情報に応じて別の項目の情報を変更する機能や、期日近くなった案件や案件のフェーズごとに色付けしたり、一覧画面に表示する項目の柔軟な変更や検索機能など、スプレッドシートではできなかった、そして実現したいと思っていたこと以上のものが手に入りました

クラウドテーラーで開発したアプリ
さいごに

ゼタント

ありがとうございます。最後に他のお客様にも一言頂けますでしょうか?

お客様

私たちに必要な機能が全て実現されてストレスがなくなり、本業に集中できるようになりました。しかも、サクサク動いていて快適です。月額のコストもかなり安く、むしろゼタントさんが大丈夫なのかと心配になってしまいます(笑)。

悩みを伝えるとどんどん具体的に提案してもらえるので、とにかく相談してみるのがいいと思います。

ゼタント

ありがとうございました

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